Als zzp’er is het binnenhalen van klanten belangrijk, maar minstens zo belangrijk is het om betaald te krijgen voor je werk. Helaas krijg je vroeg of laat te maken met klanten die niet (op tijd) betalen. Dit kan vervelend en stressvol zijn, maar met een goed plan kun je onbetaalde facturen minimaliseren en effectief aanpakken. In deze blog lees je hoe je hiermee omgaat en welke stappen je kunt nemen als een klant niet betaalt.
1. Voorkom betalingsproblemen met duidelijke afspraken
Het beste wat je kunt doen tegen wanbetalers is voorkomen dat je ermee te maken krijgt. Dit doe je door:
- Duidelijke offertes en contracten: Zet vooraf afspraken op papier over prijzen, deadlines en betaaltermijnen.
- Algemene voorwaarden: Hierin leg je vast binnen welke termijn er betaald moet worden en wat de gevolgen zijn van te laat betalen.
- Vooraf (deels) factureren: Vraag bijvoorbeeld een aanbetaling van 30-50%, zeker bij grotere opdrachten.
2. Factureer op tijd en controleer de betaling
Veel zzp’ers lopen betalingen mis omdat ze te laat factureren. Zorg ervoor dat je direct na afronding van een opdracht een correcte factuur stuurt en houd de betaaltermijn goed in de gaten. Je kunt hierbij gebruikmaken van een boekhoudprogramma dat automatisch herinneringen stuurt.
Tip: Stuur een vriendelijke herinnering als de betalingstermijn bijna verloopt. Soms is de klant het gewoon vergeten.
3. Stuur een betalingsherinnering
Is de betalingstermijn verlopen? Dan is het tijd voor een eerste betalingsherinnering. Dit kan er zo uitzien:
- Eerste herinnering (vriendelijk en zakelijk): Wijs de klant op de openstaande factuur en vraag vriendelijk of er iets mis is gegaan.
- Tweede herinnering (strenger): Wijs op de gevolgen van niet betalen, zoals incassokosten of rente.
Houd het professioneel, maar wees duidelijk dat je betaling verwacht.
4. Bel de klant op
Een e-mail kan makkelijk genegeerd worden, maar een telefoontje niet. Bel de klant op en vraag vriendelijk waarom de factuur nog niet betaald is. Vaak krijg je zo direct duidelijkheid en kun je samen een oplossing vinden.
5. Dreig met incassokosten en rente
Als de klant nog steeds niet betaalt, kun je een laatste aanmaning sturen. Hierin geef je aan dat je wettelijke rente en incassokosten in rekening zult brengen als de factuur niet binnen een bepaalde termijn wordt voldaan.
Volgens de Wet Incassokosten (WIK) mag je een standaard vergoeding vragen bovenop het openstaande bedrag. Deze kosten kunnen aardig oplopen en vormen vaak een extra motivatie voor de klant om alsnog te betalen.
6. Schakel een incassobureau of jurist in
Als alle voorgaande stappen geen effect hebben, kun je een incassobureau inschakelen. Zij nemen de vordering over en zorgen ervoor dat je alsnog je geld krijgt. Dit kost vaak een percentage van het factuurbedrag, maar het is beter dan helemaal niets krijgen.
Voor grotere bedragen kun je ook een jurist inschakelen en een gerechtelijke procedure starten. Dit kan echter tijdrovend en kostbaar zijn, dus weeg de kosten en baten goed af.
7. Leer ervan en verbeter je werkwijze
Heb je vaker last van wanbetalers? Dan is het tijd om je werkwijze aan te passen. Denk aan:
- Striktere betaalvoorwaarden
- Kortere betaaltermijnen
- Meer vooraf factureren
- Werken met betrouwbare klanten en bedrijven
Door proactief te handelen en duidelijke afspraken te maken, kun je betalingsproblemen minimaliseren en zorgen dat je sneller betaald krijgt.
Beperk de schade met de juiste aanpak
Niet betalende klanten zijn een vervelend onderdeel van het ondernemen, maar met de juiste aanpak kun je de schade beperken. Door vooraf duidelijke afspraken te maken, tijdig te factureren en professioneel te communiceren, vergroot je de kans op snelle betalingen. En als het toch misgaat? Dan weet je nu precies welke stappen je kunt nemen om alsnog je geld te krijgen!
Wil je meer tips over ondernemerschap en financiën? Blijf zzp Vrienden volgen voor waardevolle inzichten!
