Debiteurenbeheer, ofwel debiteurenadministratie of debiteurenmanagement, is het zorgen dat je debiteuren (openstaande) rekeningen betalen. Dit kan onder andere door middel van het versturen van facturen of betaalherinneringen sturen. Niks is vervelender dan klanten die niet op tijd betalen en daarmee voor een negatieve cashflow zorgen. Daarnaast kunnen conflicten zorgen voor een negatieve klantrelatie, wat je natuurlijk ook niet wilt.
Maar wat valt er precies onder debiteurenbeheer? Wat moet je doen als iemand niet betaalt? En wat zijn de voordelen van een geautomatiseerd debiteurenbeheer? Tot slot introduceren wij vier software aanbieders die jouw debiteurenbeheer kunnen automatiseren. Jij kan, ter ondersteuning, gebruik maken van deze software bij het automatiseren van jouw administratie.
Wat valt er onder debiteurenbeheer?
Debiteurenbeheer is een breed begrip en kent verschillende aspecten:
- Het startpunt van debiteurenbeheer: facturatie. Facturen moeten nauwkeurig, duidelijk en op tijd verstuurd zijn;
- Het vaststellen van het kredietbeleid: vaak is het betaaltermijn zo’n 30 dagen;
- Het onderzoeken en beoordelen van de kredietwaardigheid van klanten;
- Het vaststellen van incassoprocedures. Deze procedure laat zien hoe je als onderneming achter je geld aan gaat. Bijvoorbeeld door middel van bellen en betaalherinneringen sturen.
En dat laatste is wat veel mensen bij debiteurenbeheer verwachten en ook zeker heel belangrijk is. Echter, is het hele proces omtrent debiteurenbeheer belangrijk voor een onderneming. Wanneer jij goede en duidelijke afspraken maakt, is het ook makkelijker voor je klantrelatie om een (vriendelijk) incassoprocedure in te zetten.
SnelStart helpt ondernemers al 40 jaar lang hun administratie te vergemakkelijken, waarbij de gebruiker altijd centraal heeft gestaan. Ze vinden persoonlijke aandacht, veiligheid, gemakkelijke oplossingen en het bieden van echte waarde belangrijk. Zelf zijn ze ondernemend en staat behulpzaamheid en betrouwbaarheid centraal.
Ze bieden pakketten voor de ondernemers, maar als je al boekhouder of accountant bent, hebben ze ook de oplossing voor jou. Als ondernemer heb je in slechts 7 stappen jouw boekhouding geautomatiseerd.
Wat moet ik doen als klanten niet betalen gedurende mijn debiteurenbeheer?
Wanneer een klant niet betaalt kan je een incassozaak openen. Dit houdt in dat jij, als schuldeiser, de klant gaat aanmanen om de rekening te betalen. Dit kan automatisch met een geautomatiseerd debiteurenbeheer of, wanneer het nodig is, via een incassobureau. Voordat je dit doet, moet je minimaal 1 betalingsherinnering hebben gestuurd. De klant draait dan op voor de incassokosten. Wanneer een klant failliet wordt verklaard tijdens deze aanmaning, zal een curator bepalen in welke volgorde de schuldeisers betaald worden. Wanneer het zo ver komt, ben je niet altijd meer zeker of je nog wel betaald gaat worden. Daarom is stap 3 van het debiteurenbeheer ook erg belangrijk, maar hoe check je of een potentiële klant kredietwaardig is?
- Je kan een controle doen bij het Handelsregister van de Kamer van Koophandel;
- Je laat de kredietwaardigheid beoordelen door een kredietinformatiebureau of een kredietverzekeraar.
Wat zijn de voordelen van een geautomatiseerd debiteurenbeheer
Veel ondernemingen kiezen ervoor om hun debiteurenbeheer te automatiseren. Dit betekent dat je automatisch facturen en eventueel betalingsherinneringen stuurt. Zit je te twijfelen om dit in jouw onderneming te implementeren? Dan hier een aantal voordelen:
- Facturering en incassoprocessen: automatisering versnelt en vereenvoudigt de facturerings- en incassoprocessen waardoor je efficiënter kan werken met de tijd die je hebt;
- Herinneringen en waarschuwingen: automatische herinneringen en waarschuwingen zorgen ervoor dat klanten hun facturen sneller op tijd betalen, waardoor de cashflow wordt verbeterd;
- Efficiënt: doordat je taken automatiseert, bespaar je kosten in zowel tijd die je ergens anders aan kan besteden als papierwerk. Daarnaast kan het ook helpen bij het verminderen van het aantal schulden van klanten;
- Consistentie: door tijdig geautomatiseerde facturen en duidelijke en consistente communicatie te sturen kan de klantentevredenheid stijgen.
Welke software kan ik gebruiken voor mijn debiteurenbeheer?
We introduceren hier vier softwareaanbieders die jij kan gebruiken in jouw onderneming voor debiteurenbeheer:
Exact
Exact wilt jouw administratieve lasten verminderen door je debiteurenbeheer te automatiseren. Dit werkt dan zo:
- Zo gauw als dat de betaaltermijn verlopen is, wordt automatisch een betaalherinnering verstuurd;
- op basis van historisch betaalgedrag baseert Exact welk herinnering profiel en communicatie scenario het beste past bij de betreffende klant;
- er wordt een betaallink toegevoegd aan de herinnering.
Exact biedt voor debiteurenbeheer één pakket aan: Exact Online Debiteurenbeheer. Interesse gekregen? Bekijk dan deze website!
Payt
Payt helpt graag door snellere betalingen te regelen en neemt graag een deel van jouw werk over door automatisering. Payt belooft daarbij meer overzicht, een verbeterde cashflow en verkleinde financiële risico’s. Daarnaast beloofd Payt je de volgende voordelen:
- Facturen tot 30% sneller betaald;
- 80% van je tijd bespaart door de automatisering van herhalende administratieve taken;
- je administratie weer op orde.
Niet geheel onbelangrijk: Payt is te integreren met meer dan 600 branchespecifieke software pakketten. Wil je meer informatie over Payt? Ga dan naar deze website!
SnelStart
Met inBalans van SnelStart automatiseer je je gehele debiteurenbeheer. Werk jij met een abonnementendienst of verkoop je tweedehands spullen? Dan ben je bij SnelStart aan het juiste adres! Zij bieden met inBalans het volgende:
- Je bent sneller klaar omdat je snel en automatisch herinneringen, aanmaningen en rekeningoverzichten voor alle vervallen facturen verstuurt. Zo verbeter jij ook je cashflow;
- ook individuele prijsafspraken zijn makkelijk te registeren;
- bij tweedehands spullen bereken je de juiste btw op marge-artikelen;
- ook bij tweedehands spullen voldoen je facturen aan de eisen en de btw-aangifte wordt goed berekend.
Jouw debiteurenbeheer weer in balans? Neem dan een kijkje op deze website!
e-Boekhouden.nl
Ook met e-Boekhouden.nl kan je gemakkelijk je klanten en leveranciers beheren. Met deze debiteurenbeheer software kan je ook gemakkelijk controleren of je klanten kredietwaardig zijn! Je kan:
- al je klanten en leveranciers importeren;
- zelf invoervelden definiëren;
- bedrijven direct opzoeken bij de KvK;
- nieuwsbrieven versturen.
Wil jij e-Boekhouden.nl gratis uitproberen? Klik dan hier voor de website!
En nu?
Met behulp van deze software kan je grotendeels van je administratie automatiseren. Wil je meer administratie automatiseren? Vergelijk dan deze aanbieder eens.
Fiscaal-online
Voordelen:
- Betrouwbaar met 14 jaar ervaring
- Duidelijk, transparant & specialist
- Direct aan de slag met je boekhouding
- Profiteer van een gratis proefversie
MoneyMonk
Voordelen:
- Werk samen met je boekhouder
- Gratis persoonlijke opstartservice
- Transacties verwerken met één klik
- Tijd besparen door automatisering
Informer
Voordelen:
- Veel automaties voor boekhouding
- Gemakkelijk facturen versturen met één klik
- In twee minuten klaar met de btw-aangifte
- Realtime financieel overzicht
Meer ZZP tips en nieuwtjes ontvangen?
Schrijf je hieronder in voor onze nieuwsbrief!
Informer
Voordelen:
- Veel automaties voor boekhouding
- Gemakkelijk facturen versturen met één klik
- In twee minuten klaar met de btw-aangifte
- Realtime financieel overzicht