Documentmanagement
Je herkent het wel: via de mail ontvang je een factuur, je gebruikt een USB-stick als opslag, die ene presentatie staat op je Google Drive en je medewerkers mailen omslachtig alle rapportages en data naar elkaar. Dit kan veel makkelijker! Creëer overzicht, structuur en werk efficiënter met een document management systeem. Hier heb je alles op een plek opgeslagen. Op deze pagina bespreken wij wat document management precies inhoudt. Wat zijn de voordelen van een document management systeem? Waar moet je rekening mee houden betreft de AVG? Daarnaast introduceren wij enkele softwareaanbieders die een software of een app hebben ontwikkeld die jou als zzp’er kan helpen bij jouw document management.
Wat is document management?
Als zzp’er blijft de informatie in jouw onderneming groeien. Deze informatie wordt op verschillende plekken opgeslagen, zowel off- als online. Om dit gemakkelijk op te slaan en te beheren, kan je gebruikmaken van een document management systeem. Document management, ofwel document beheer, is het opslaan en beheren van documenten en de daarbij horende processen. Voorheen had je hier een archiefkast voor, maar dit kan natuurlijk ook online. Dan spreken we over een document management systeem. Zo’n systeem is een software die jouw documenten opslaat, beheert en beveiligd.
Een document management systeem software zorgt ervoor dat alle informatie die jij en je medewerkers binnen krijgen via verschillende kanalen op één plek staan waar iedereen binnen de organisatie bij kan.
De voordelen van jouw documenten opslaan, beheren en beveiligen met document management
Nog niet helemaal overtuigd waarom jij document management moet toepassen in je onderneming? Dan hebben wij hier een aantal voordelen van het opslaan, beheren en beveiligen van jouw documenten:
- Werk gestructureerd en efficiënt, met alle documenten op één plek zijn opgeslagen.
- ervaar geen last meer van een uitpuilend archiefsysteem.
- bespaar tijd door het inzetten van een document management. Processen worden geautomatiseerd én je vindt snel en gemakkelijk een document terug.
- onderteken digitaal (HR) contracten.
Hoe bescherm je je gegevens met documentmanagement?
Sla jij persoonsgegevens op? Dan moet je je sinds 2018 aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) houden. Juist dan is het digitale document management systeem ideaal, maar is het wel belangrijk om te weten aan welke voorwaarden je moet voldoen:
- Er bestaat zoiets als ‘het recht om vergeten te worden’. Dat betekent dat mensen, van wie jij persoonsgegevens hebt opgeslagen, een aanvraag mogen doen om hun gegevens te laten verwijderen. Daarnaast mogen mensen ook een aanvraag doen om de data te veranderen en/of corrigeren;
- wees transparant over de manier waarop jij data verzameld en verwerkt;
- meld een datalek binnen 3 dagen (72 uur);
- vraag expliciet toestemming om persoonsgegevens te mogen verwerken en biedt de mogelijkheid om die toestemming in te trekken.
Welke software kan ik het beste gebruiken om document management toe te passen?
Nu je weet hoe je een document management systeem gebruikt en wat de voordelen zijn, hebben wij hier drie software voor je verzameld.
Zo kan jij ze vergelijken en gemakkelijker kiezen welke het beste bij jou past.
Exact - Exact Synergy
Exact Synergy is een bekende in de markt en daarom ook hét platform om je bedrijfsprocessen onder te brengen. Je kan hiermee efficiënter en centraal samenwerken. Wanneer je gebruik maakt van Exact als document management systeem kan je de volgende voordelen verwachten:
- Koppel informatie direct aan het juiste project of klant en heb deze informatie beschikbaar waar en wanneer jij het nodig hebt;
- bevorder samenwerking met Social Collaboration;
- beheer alle informatie over de klant correct en compleet met customer relationship management (CRM);.
Meer weten? Lees hier meer informatie over het Exact systeem.
Hooray HR - Documentenbeheer
Hooray HR is gespecialiseerd in het document management van jouw HR-documenten. Het is een simpele software waarmee je jouw HR-taken kan automatiseren. Dit bespaart je veel tijd én geld. Daarnaast heeft de Hooray HR tool ook nog de volgende mogelijkheden:
- Structureer eenvoudig jouw documenten;
- ontvang integraties voor digitaal ondertekenen;
- stel zelf herinneringen en notificaties in.
Enthousiast geworden? Lees hier meer over documentbeheer van Hooray HR.
Whitevision BV - Digitale archief
Whitevision biedt een digitaal archief aan. Daar beheer je al je documenten op 1 plek. De voordelen van het digitale archief als document management van Whitevision op een rijtje:
- Krijg snel je digitale documenten bij de hand;
- bewaar alle documenten centraal in het digitale archief, waardoor een efficiënt en eenvoudig document management mogelijk is;
- sla de gehele workflow per document op waardoor je accountantscontroles gemakkelijk en snel uitvoert;
- migreer eenvoudig je archief als je ooit wilt overstappen op een ander ERP-pakket.
Meer informatie? Lees hier meer over het digitaal archief van Whitevision.
En nu?
Je weet nu waarom je document management kan toepassen en welke software je daarbij kan ondersteunen. Wil je nog meer documenten digitaliseren? Lees dan hier welke tools jou kunnen helpen om digitaal bonnetjes te declareren en bewaren.