Declaraties verwerken in je onderneming
Wanneer jij als zzp’er zakelijke kosten hebt gemaakt dan kun je deze vaak declareren. Declareren is het in rekening brengen van gemaakte kosten. Op deze pagina bespreken wij met welke zaken jij als zzp’er rekening moet houden. Welke uitgaven mag je als zzp’er declareren? Hoe creëer je overzicht in je declaraties? Tot slot introduceren wij ook enkele software aanbieders. Zij kunnen jou als zzp’er helpen bij het declareren van jou en jouw bonnetjes. Vergelijk ze dan eenvoudig met elkaar zodat je de juiste keuze kan maken!
Welke uitgaven mag je als zzp’er declareren?
Alle zakelijke uitgaven die jij maakt voor je werk kan je de BTW van aftrekken bij de belastingdienst. Dit zijn uitsluitend zakelijke kosten die jij maakt om je werk uit te kunnen voeren. Dit kunnen de volgende uitgaven zijn:
- Autokosten als jij je auto zakelijk gekocht hebt. Hierbij horen ook de kosten voor brandstof, onderhoud en eventuele reparaties. Daarnaast kan je ook 20% van de afschrijving van je bedrijfsauto aftrekken bij de belastingdienst. Wil je meer weten over het leasen van een auto? Bekijk dan deze pagina!
- Reiskosten die je hebt gemaakt met het ov;
- werkkleding, maar ook tassen, die je voor je werk gebruikt;
- studiekosten die je maakt om je studie uit te kunnen voeren, niet de kosten van je studie zelf;
- zakelijke telefoonkosten;
- bedrijfsmiddelen met een waarde van minimaal €450,- die je minimaal langer dan één jaar gebruikt;
- zakelijke etentjes.
Hoe creëer je als ondernemer overzicht in je declaraties?
Declaraties zijn een onderdeel van je administratiekosten. Deze wil je dan ook goed bijhouden om ervoor te zorgen dat jij je geld terug krijgt. Heb je goed je bonnetjes bewaard? Mooi zo! Deze heb je nodig om je declaraties in te dienen. Heb je als ondernemer medewerkers in dienst? Dan willen zij bij jou ook hun bonnetjes kunnen declareren. Om het allemaal overzichtelijk te bewaren, moet je de overweging maken of je ze digitaal of op papier wilt.
Als je je administratie op 1 plek bewaart, creëer je direct meer overzicht en kan je makkelijk vinden wat je nodig hebt. Dit geldt ook voor declaraties. Je kan ervoor kiezen om foto’s te maken van ieder bonnetje en dat in 1 map op je computer te bewaren of in een declaratie app. Ook kan je ervoor kiezen om je bonnetjes op papier te bewaren op 1 plek in een map of kast. Belangrijk om te weten: ook je declaraties moet je 7 jaar bewaren voor de belastingdienst. Denk daarom goed na over hoe je je bonnetjes wilt bewaren.
Wil je meer weten over het gebruik van bonnetjes? Bekijk dan deze pagina!
Welke software kan ik het beste gebruiken om overzicht in mijn declaraties te krijgen?
Zoals hierboven al werd omschreven is het belangrijk dat je goed nadenkt over hoe je je bonnetjes voor declaratie wilt bewaren. Als je voor een declaratie-app/software kiest, krijg je daar een hoop voordelen voor terug! Hier een aantal op een rijtje:
- Sla bonnetjes goed en veilig op;
- krijg gemakkelijk toegang tot al je declaraties in één overzicht;
- bespaar veel tijd omdat je alles op 1 plek in een handig overzicht hebt staan.
Wij hebben hier 1 declaratiesoftware en 2 declaratie apps voor jou op een rijtje gezet. Zo kan jij kijken welke het beste bij jou past.
Exact - Declaratiesoftware
Exact SRXP maakt het jou als ondernemer gemakkelijk door je real-time inzicht in declaraties van medewerkers te bieden, creditcard statements worden automatisch afgeletterd en je exporteert je declaraties met één simpele klik naar jouw boekhoudpakket. Je bespaart hier wel meer dan 75% op je verwerkingstijd van declaraties. Verder bieden zij ook de volgende voordelen:
- gebruik het automatisch afletteren van creditcard statements;
- behoud alle soorten declaraties in één systeem;
- integreer eenvoudig je declaraties met jouw boekhoudpakket;
- declareer razendsnel en foutloos met OCR software;
- bereken automatisch jouw gereden kilometers.
Exact SRXP biedt verschillende pakketten om aan de specifieke behoeften van jouw bedrijf te voldoen: Exact SRXP Premium, Exact SRXP Enterprise en Exact SRXP Corporate.
Meer weten? Lees hier meer informatie over declareren met Exact SRXP.
Hooray HR - Declaratie app
Met de Hooray HR declaratie app kan je alle declaraties direct gemakkelijk verwerken. Het gehele proces wordt van het scannen tot verwerken geautomatiseerd. Maak je al gebruik van een loon- of boekhoudpakketten? Geen probleem met de declaratie app van Hooray HR! Van Exact online en Afas tot Moneybird en Yuki, ze hebben allerlei koppelingen met deze pakketten zodat jij gemakkelijk je bonnetjes kan declareren. Ook hierbij enkele voordelen op een rij:
- koppel de declaratie app handig met jouw boekhoudpakket;
- ontvang een maandelijks overzicht van declaraties;
- krijg inzicht en overzicht in je declaraties;
- stel zelf rapportages samen;
- bereken automatisch kilometers en reiskosten.
Enthousiast geworden? Lees hier meer informatie over declareren met Hooray HR.
Klippa - Digitaal declareren
Tot slot heeft ook Klippa een declaratie app ontwikkeld om het jou als ondernemer zo gemakkelijk mogelijk te maken. Bij deze app geldt ook dat je gemakkelijk je bonnetjes kunt inscannen of uploaden om ze digitaal te declareren. Zo worden je declaraties automatisch verwerkt. De declaratie app van Klippa kent natuurlijk ook vele voordelen, waarbij hier de belangrijkste zijn opgesteld:
- Declareer reiskosten via de Google Maps integratie;
- bespaar 70% verwerkingstijd op declaratieverwerking door het voorkomen van handmatig overtypen van bonnen;
- herken dubbele en afwijkende boekingen snel door de ingebouwde herkenning;
- gebruik groepen en ken verschillende rechten toe;
- exporteer declaraties in verschillende formaten.
Klippa biedt drie verschillende pakketten aan die zich aansluiten bij de wensen van jouw bedrijf: Effective, Premium en Custom.
Meer informatie? Lees hier meer over de declaratie app van Klippa.
En nu?
Zoals je hebt kunnen lezen zijn er ontzettend veel mogelijkheden en voordelen voor het digitaal declareren van jouw bonnetjes. Naast declaratiesoftware en apps bieden wij ook verschillende boekhoudprogramma’s aan. De meeste boekhoudprogramma’s zijn ook te combineren met een declaratie software of app. Wel zo makkelijk. En als je wilt weten wat je wél moet betalen aan de belastingdienst dan hebben wij op deze pagina een handig overzicht voor je!
0