Banners ZZP Vrienden website_Blogs

Het belang van algemene voorwaarden

Je bent als zzp’er begonnen omdat jij een expertise en een passie hebt. Die expertise en passie vervullen op het gebied waar jouw bedrijf actief is. Of dat nu coachen is, teksten schrijven, producten maken en verkopen: noem maar op. Jouw kwaliteit komt tot uitdrukking in jouw eigen bedrijf.

Zodra je start met ondernemen, kom je erachter dat er ook allerlei andere zaken om de hoek komen kijken. Ineens ‘moet’ je je bezig houden met socialmediastrategieën, jouw website SEO-proof maken, een administratie bijhouden en de juridische kant van ondernemen.

Dit zijn dingen waar jouw kennis en expertise helemaal niet ligt, maar die wel horen bij ondernemen. Gelukkig hoef je niet alles alleen te doen en zijn er andere experts die juist rondom deze onderwerpen hun bedrijf hebben opgericht. Zorg er vooral voor dat je hulp inschakelt bij onderwerpen waar je zelf grote vraagtekens bij hebt. Het helpt jouw onderneming alleen maar verder.

Wat zijn algemene voorwaarden?

Eén van de dingen waar je vast wel eens van gehoord hebt, zijn algemene voorwaarden. Er zijn twee grote problemen met algemene voorwaarden. 

Ten eerste: algemene voorwaarden worden vaak gezien als een moeilijk leesbaar document, vol met ingewikkelde taal en ze worden vaak gezien als een ‘moetje’. 

Maar wist je dat dit helemaal niet zo hoeft te zijn? Je kunt deze ontzettend leesbaar opstellen zodat jij én jouw klant begrijpen wat er in staat. 

Het tweede grote probleem met algemene voorwaarden gaat niet over de inhoud. Niet? Nee!

Dit probleem zit op het feit dat veel ondernemers hun algemene voorwaarden verkeerd gebruiken, doordat ze niet weten hoe dat precies moet. Door de voorwaarden verkeerd te gebruiken, kun je er geen beroep op doen. Als je dan een mooi document hebt dat precies past bij jou en jouw bedrijf, is het natuurlijk ontzettend zonde als je er geen beroep op kunt doen! Daarom leg ik jou in deze blog uit hoe je dit voorkomt.

“Op al onze diensten zijn onze algemene voorwaarden van toepassing”

Gebruik jij deze zin? Op je website, in je e-mailfooter of op je factuur? Stop daar maar mee. 

Huh? Ja, dat zeg ik echt. Want dat heeft namelijk helemaal geen zin. Dat komt door het vereiste dat je algemene voorwaarden voordat je een overeenkomst sluit, moet benoemen en geven. 

Algemene voorwaarden

De voorwaarden van de overeenkomst

Voordat jij gaat werken voor jouw klant, weet de klant wat hij krijgt, wat daarvoor betaald moet worden en op welk moment dit wordt gedaan. Logisch, toch? Ik hoop dat jouw antwoord “ja” is, want dit zijn natuurlijk de meest essentiële onderdelen van jullie overeenkomst.

Jouw voorwaarden zijn óók onderdelen van jullie overeenkomst. Dat setje regels wat jij hebt laten opstellen, bepaalt namelijk de randvoorwaarden voor jouw dienstverlening of productverkopen. De algemene regels die voor elke overeenkomst die jij sluit, gelden. Oftewel: de algemene voorwaarden.

Van tevoren

Als je een overeenkomst sluit, wil je van tevoren weten waar je aan toe bent. Het is niet echt fair als iemand achteraf nog allemaal regels toevoegt, toch? Dat is dan ook precies de reden waarom je voorwaarden van toepassing moet verklaren, voordat jouw klant “ja” zegt op jouw aanbod.

Algemene voorwaarden bepalen namelijk regels waaronder jij werkt. 

Als jij pas op jouw factuur zegt “Op deze diensten zijn onze algemene voorwaarden van toepassing”, dan probeer je achteraf regels toe te voegen. Want je stuurt pas een factuur als jij diensten hebt verricht. Of als je van tevoren om betaling vraagt, stuur je pas een factuur als de klant ja heeft gezegd. Dit betekent dat een factuur pas wordt gestuurd als er al een akkoord is. Het akkoord van de klant wordt gegeven op de afspraken en regels die op dat moment zijn voorgelegd.

Algemene voorwaarde meesturen

Als jij een voorstel doet aan jouw klant, zorg je er voortaan voor dat je op dat moment dus jouw algemene voorwaarden benoemt. Maar dat is niet genoeg.

Je moet de algemene voorwaarden namelijk ook geven aan de klant. “Ter hand stellen” zoals dat in formele juridische taal heet. Hoe doe je dat?

Als een voorstel (offerte, aanbod, hoe je het ook noemt) doet per mail, stuur je jouw algemene voorwaarden als pdf-bijlage mee.

Verwijs jouw klant niet naar jouw website. De inhoud van een webpagina kan namelijk elk moment veranderen waardoor je later niet vast kunt stellen waarmee de klant nu akkoord is gegaan.

Zorg dat jouw klant de optie heeft om de algemene voorwaarden te lezen. Dat doe je door ze mee te sturen. Jouw klant kan dan later niet zeggen “ik heb ze niet gehad”. Of jouw klant de voorwaarden daadwerkelijk leest of niet maakt niet uit: jij hebt de klant de optie gegeven om de algemene voorwaarden te lezen en dat is waar het om gaat. 

Jouw aanpak vanaf nu

Als jij een voorstel aan de klant doet, zeg jij dat jouw algemene voorwaarden van toepassing zijn en je stuurt ze mee. Daarop geeft de klant akkoord en kun jij, als dat nodig is, in de toekomst een beroep doen op jouw algemene voorwaarden.

Meer weten

Winkens Legal is hét adres voor jou als ambitieuze ondernemer om jouw juridische basis goed neer te zetten. Jouw documenten worden in begrijpelijke taal opgesteld en in persoonlijke Zoom-calls nemen we jouw bedrijf en werkwijze onder de loep zodat jouw documenten ook écht bij jou passen. Want elk bedrijf heeft behoefte aan unieke juridische documenten, omdat elk bedrijf uniek is.

Op mijn Instagram kun je veel tips en weetjes over de juridische kant van ondernemen vinden. Volg mij vooral als je jouw weg wil vinden in de juridische jungle: phylliswinkens

Wil je meer weten over het juist gebruiken van algemene voorwaarden? Lees dan dit artikel eens door.

Luister je liever naar gesproken uitleg? Ook dat kan, via de “Legal & Business met Phyllis” podcast van Winkens Legal. In aflevering 4 neem ik je mee in het gebruiken van jouw algemene voorwaarden.