Uitzonderingen zijn er altijd, maar de meeste zzp’ers die in de bouwsector actief zijn, houden niet echt van de administratie. Je bent het liefst met je handen bezig, maar weet ook dat de administratie moet gebeuren. Je uren, materialen, werkbonnen en facturatie moeten netjes worden bijgehouden. In dit artikel staan handige tips om je administratie op een simpele en vooral effectieve manier te digitaliseren.
Maak het zo makkelijk mogelijk
Er zijn verschillende manieren om je administratie digitaal bij te houden. Ieder programma heeft zijn voordelen, maar het werkt niet goed als je meerdere apps of programma’s gebruikt. Kies er in plaats daarvan voor om je administratie op één plek te centraliseren. Voor zzp’ers in de bouw is Bouwportaal een goede keuze. Hier kun je al je administratie op een overzichtelijke manier bijhouden.
Digitale werkbonnen in één app
Een groot deel van de administratie bestaat uit werkbonnen. Een werkbonnen app is dan ook essentieel om te gebruiken. Je maakt werkbonnen aan, registreert uren en gebruikte materialen, laat klanten digitaal ondertekenen en hebt realtime inzicht in de voortgang van jouw opdrachten. Dit voorkomt verloren bonnen, vergeten uren of administratieve stress achteraf. Het handige van de app is dat je altijd bij je projecten kunt. Klantgegevens, urenstaten, materialen en documenten zijn overzichtelijk georganiseerd en snel te raadplegen.
Kies een boekhoudkoppeling
Je hebt je administratie aan de ene kant en je boekhouding aan de andere kant. Door deze aan elkaar te koppelen, bespaar je een hoop tijd. Er zijn diverse boekhoudkoppelingen waarin facturen en betalingen automatisch worden verwerkt. Voor jou voorkomt dit overtypen. Bovendien maak je je administratie foutloos en heb je altijd inzicht in je actuele cijfers.
Gebruik cloudopslag voor documenten
Werk je al met een cloud? Zo niet, dan is het hoog tijd om dat te gaan doen. Door offertes, facturen, foto’s en rapporten in de cloud op te slaan, bezorg je jezelf een hoop gemak. Je hebt immers altijd alles bij de hand, ook als je onderweg bent. Daarnaast voorkom je dat belangrijke documenten kwijtraken of dat ze alleen op je laptop staan.
Maak je planning digitaal zichtbaar
Met een digitale agenda of een planningsmodule kun je eenvoudig je afspraken en projecten bijhouden. Zo zie je in een oogopslag je werkdruk en voorkom je dat opdrachten door elkaar lopen. Vaak kun je ook makkelijk je urenregistratie koppelen aan de planning, wat factureren nog sneller maakt. Tegenwoordig kun je als zzp’er in de bouw niet meer zonder een digitale agenda.
Automatiseer de WKB-verplichtingen
Met de Wet Kwaliteitsborging ben je verplicht beter vast te leggen wat je oplevert. Door foto’s, werkbonnen en rapporten direct digitaal te verzamelen in een projectdossier voldoe je automatisch aan de regels. Dit laat klanten zien dat je professioneel en transparant werkt. En de automatisering zorgt er meteen voor dat je een berg tijd bespaart en de kans op fouten nihil maakt. Als je achteraf het beeldmateriaal moet gaan uploaden, ga je het geheid een keer vergeten.
