Zelfstandige hebben de meeste kans op succes als ze al hun taken goed beheren en structuur in hun bedrijf brengen. Als zelfstandig ondernemer heb je veel verantwoordelijkheden, zoals het werven van klanten, boekhouding, factureren, beantwoorden van telefoontjes en e-mails, en natuurlijk je eigenlijke werkzaamheden waarvoor je bent ingehuurd. Hoe kun je ervoor zorgen dat je alles onder controle houdt en niets over het hoofd ziet? Het geheim zit in orde en structuur, zodat je op het juiste moment met de juiste zaken bezig bent. Hier zijn 4 tips!
Kijk naar tijdverspillers
ZZP’ers moeten goed omgaan met hun tijd. Vaak verspillen ze tijd aan dingen die niet echt meewerken aan de productiviteit. Denk aan lange praatjes met klanten, te veel tijd op social media, vaak je e-mail checken, te perfectionistisch zijn en dingen uitstellen. Breng dit soort tijdverspillers in kaat en pak ze aan! Je kunt bijvoorbeeld vaste tijden inplant voor social media of regels maken voor hoe je omgaat met e-mails en vergaderingen. Gebruik bijvoorbeeld een digitale checklist om alles te organiseren. Ben je bewust van deze valkuilen, zodat je je tijd beter kan gebruiken en je time management kan verbeteren.
Maak een Project Baseline
Een Project Baseline is een uitgebreide beschrijving van wat je moet leveren in een project, de omvang, de planning, eventuele onderbrekingen en belangrijke mijlpalen. Het is echt slim om zo’n duidelijk plan te hebben, zodat je precies weet wat je moet doen en wanneer. Veel projecten hebben geen goed uitgewerkt plan en dat kan nog wel eens voor verwarring en vertraging zorgen. Met een Project Baseline kun je elke week checken of alles nog volgens plan loopt. Zo kun je op tijd aanpassingen maken en zorgen dat je de deadlines haalt.
Effectief middelen gebruiken
Daarnaast moeten ZZP’ers hun middelen slim inzetten om projecten succesvol af te ronden. Je moet goed weten wat je sterke punten zijn en of je goed onder druk kunt werken. Als je jezelf verkeerd inzet, mis je misschien deadlines en ben je niet efficiënt aan het werken. Verdeel de taken daarom zorgvuldig, gebaseerd op wat jij en eventuele teamleden goed kunnen. Iedereen moet precies weten welke taken zij hebben en wat er van hen verwacht wordt. Op deze manier kun je je time management verbeteren, omdat iedereen duidelijk heeft wat zijn of haar verantwoordelijkheden zijn.
Stel realistische doelen
Stel ook realistische doelen als je effectief met je tijd wilt omgaan. Als je onrealistische beloftes doet aan je opdrachtgevers, kunnen er vertragingen ontstaan en dat is niet goed voor je reputatie. Je zou eerdere projecten voor dezelfde opdrachtgever kunnen analyseren om een goed beeld te krijgen van hun verwachtingen. Ook is het waardevol om input van anderen te verzamelen en samen met hen deze doelen te bepalen. Hierdoor kun je realistische doelen stellen en je time management verbeteren.
