Als zelfstandige zonder personeel (zzp’er) ben je gewend om vele taken in je eentje uit te voeren. Van het runnen van je bedrijf tot het beheren van je financiën, het leven van een zzp’er kan behoorlijk hectisch zijn. Een van de grootste uitdagingen waarmee je te maken hebt, is het bijhouden van je boekhouding. Losse bonnetjes, papierwerk en eindeloze uitpluisklussen kunnen een aanzienlijke hoeveelheid tijd en energie in beslag nemen. Maar er is een betere manier: digitaal werken. In dit artikel laten we je zien hoe je de overstap maakt naar digitaal boekhouden en hoe dit je kan helpen om efficiënter te werken en je klanten een betere service te bieden.
Stap 1: Begin bij het begin
Laten we bij het begin beginnen, bij het punt waar elke ondernemer in aanraking komt met administratie: verkopen. Het maakt niet uit of je je hele boekhouding uitbesteedt of niet, verkopen moeten geregistreerd worden. Dit is waar automatisering echt het verschil kan maken. Moderne kassa’s kunnen naadloos worden gekoppeld aan je boekhoudsoftware, waardoor handmatig werk tot een minimum wordt beperkt. Facturen worden snel en foutloos gegenereerd en verstuurd. Hierdoor wordt niet alleen je administratie eenvoudiger, maar het bespaart je ook tijd die je aan andere belangrijke taken kunt besteden.
Stap 2: Digitaal aanleveren
Stel je voor dat je bonnetjes en inkoopfacturen gewoon een foto verwijderd zijn van je administratie. Dit is de realiteit van digitaal aanleveren. Je kunt bonnetjes fotograferen of inkoopfacturen rechtstreeks naar je administratie-mailbox sturen. Dankzij geavanceerde scan- en herkensoftware wordt de informatie automatisch verwerkt, en jij hoeft alleen nog maar te controleren. Dit betekent efficiënter werken, wat resulteert in meer tijd voor je klanten. Bovendien verwachten de jongere generaties ondernemers niets minder, want ze zijn gewend aan apps die alles eenvoudiger maken.
Stap 3: Werk met vaste prijzen
Een van de angsten van boekhouders en accountants is dat automatisering hun uren zal verminderen. Als bonnetjes en facturen al automatisch worden verwerkt, blijft er weinig over om te doen. Maar hier is een oplossing: werk met vaste prijzen. Bovendien stimuleert het efficiënt werken, omdat klanten zelf een deel van de administratie oppakken. Het draait niet langer om het tellen van uren, maar om het leveren van waarde aan je klanten.
Stap 4: Automatiseer zoveel mogelijk
Als je veel automatiseert, kun je de administratie van een klant in minder tijd verwerken. Met vaste prijzen per maand stijgt je uurtarief in verhouding, omdat je sneller klaar bent. Dit geeft je meer tijd voor meer klanten, wat leidt tot een toename van je omzet. Automatisering is niet alleen gunstig voor jou, maar ook voor je medewerkers. In plaats van eindeloos bonnetjes in te voeren, kunnen ze zich richten op controle, correcties en het interpreteren van het totaalbeeld.
Stap 5: Stap voor stap met je klanten
Vergeet niet dat je klanten ook baat hebben bij automatisering. De meeste ondernemers hebben een hekel aan boekhouden en willen liever hun bedrijf runnen. Door je klanten stap voor stap mee te nemen in de wereld van digitalisering, worden ze snel vertrouwd met de voordelen ervan. Neem de tijd om hen te laten zien hoe eenvoudig het is. Het uploaden van bonnen en inkoopfacturen bespaart zowel de klant als jou veel tijd. De investering in het uitleggen van deze processen aan je klanten zal zichzelf snel terugverdienen.
Het is tijd om de kracht van digitalisering voor je te laten werken. Maak je werk leuker en makkelijker, bespaar tijd en werk samen met je klanten op de manier die het beste bij jou past. Ontdek wat automatisering voor jou kan betekenen en omarm hiervan de mogelijkheden. Het is de sleutel tot een efficiëntere en winstgevendere toekomst voor zelfstandige ondernemers.
