Iedere ondernemer maakt zich wel eens zorgen om zijn bedrijfsfinanciën en boekhouding. Of het nu gaat om het op tijd kunnen betalen van rekeningen, klanten die nog niet betaald hebben, de hoogte van de belastingaanslag en hoe die betaald moet worden. Moet je nog rekeningen betalen, maar is de bankrekening leeg? Vraag jij je af of een bepaalde investering wel verstandig is en houd je aan het einde van de maand genoeg geld over voor een salaris? Al deze vragen kunnen beantwoord worden. In dit artikel en in de volgende blogs van CijferExpert BV nemen we je stap voor stap mee hoe je eenvoudig kan boekhouden, dus lees snel verder!
Creëer meer rust
Veel ondernemers ervaren problemen met hun financiën en boekhouden. Vaak worden deze financiële en boekhoud problemen geaccepteerd en zien ondernemers het als iets wat bij ondernemen hoort. Als ondernemer heb je geen vast inkomen. Je bent zelf verantwoordelijk en moet alles zelf betalen en dan is het lastig om dit inzichtelijk en overzichtelijk te maken. Je brengt structuur aan in je onderneming en boekhouden door inzicht, overzicht, grip te hebben, op je cashflow management. Door de ontvangen omzet elke maand volgens een vast patroon uit te geven. Dat systeem heet Profit First en heeft al menige ondernemer geholpen meer inzicht te krijgen in hun cijfers, wat enorm veel rust en winst oplevert.
Profit first toepassen
Allereerst moet je weten hoeveel je nu precies elke maand moet verdienen om aan al jouw financiële verplichtingen te kunnen voldoen. Dit bedrag noemen we jouw BIVA (Benodigd Inkomen Voor Allocatie). Allocatie is de verdeling van jouw omzet volgens de Profit First methode, maar ook al werk je niet met Profit First, dan is dit bedrag toch ook heel belangrijk. Want hiermee betaal je:
- Jouw rekeningen;
- Jouw eigen salaris;
- Jouw personeel;
- De belastingaanslagen;
- Een winstreservering als je met Profit First werkt.
Ontvang je elke maand minder dan de BIVA, dan gaat het mis in je financiën en boekhouding. Je kunt dan niet al jouw rekeningen en personeel op tijd betalen, je betaalt jezelf minder of geen salaris of je reserveert geen geld voor de fiscus of voor jouw winst. Eén maand minder verdienen is nog te overzien. Dat zou je de volgende maand wellicht kunnen inlopen. Maar zodra het een langere periode gebeurt moet je je echt beseffen dat je structureel in de financiële problemen dreigt te komen om alles te kunnen betalen. Tijd voor verandering in je financiën en boekhouding dus!
Boekhouden, hoe kun je het beter doen?
Belangrijk is dan om te kijken naar je boekhouding. Waarom heb je de BIVA niet gehaald? Heeft dit een speciale oorzaak zoals ziek zijn of vakantie, dan kun je dit meteen oplossen of kun je het inhalen de komende maanden? Maar als je niet achter de reden kunt komen en beseft dat jouw BIVA misschien te laag blijkt, dan heeft dit direct gevolgen voor je bedrijfsfinanciën en boekhouding. Eenvoudig boekhouden draait ten slotte niet alleen om wat getallen, het is gebaseerd op jouw echte financiële doelen. Dus als er minder binnen komt, betekent dit dat jij jouw bedrijfskosten moet verlagen of minder salaris mag ontvangen. Of dat je geen reservering voor jouw winst meer kunt maken, wat ook onderdeel is van Profit First.
Bereken jouw BIVA
Het berekenen van de BIVA voor je onderneming is heel belangrijk en moet nauwkeurig gebeuren. Hiervoor moet je een aantal bedragen weten. De bedragen die hiervoor belangrijk zijn, zijn:
- Hoeveel nettosalaris wil/moet jij maandelijks ontvangen zodat jij privé al jouw bedrijfskosten kunt betalen?
- Welke maandelijkse vaste bedrijfskosten heb jij? Kijk hiervoor een jaar terug en reken de bedragen die je per kwartaal of per jaar betaalt terug naar een maandbedrag.
- Hoeveel belasting moet jij betalen? Als je al een voorlopige aanslag hebt die je maandelijks betaalt, neem je dit bedrag. Het is ook belangrijk om te checken of deze aanslag realistisch genoeg is vastgesteld, want als hij te laag is moet je alsnog extra reserveren.
- Werk je met Profit First dan moet jouw winstreservering hier ook nog bij.
Als je de bedragen bij elkaar optelt, heb je jouw BIVA. Met de BIVA weet je wat er iedere maand minimaal op jouw bankrekening binnen moet komen. Lukt dit meerdere maanden niet? Dan moet je óf zorgen dat jouw omzet structureel omhoog gaat óf je salaris of zakelijke bedrijfskosten zijn te hoog en moet je hierin gaan schrappen. Komt er structureel meer binnen dan jouw BIVA? Stel dan jouw doelen bij. Verhoog je belasting reservering en maak een extra reservering voor investeringen en een buffer voor mindere tijden. Met het BIVA getal wordt boekhouden eenvoudig dus maak de omslag naar de Profit First methode!
Profit First helpt je om jouw doelen te bereiken door voor elk doel een percentage vast te stellen van jouw omzet. Elke twee weken maak je dan dit percentage van jouw ontvangsten over naar een speciaal hiervoor geopende bank- of spaarrekening. Eens per maand betaal je jouw salaris, bedrijfskosten en eventueel de belasting. Als jouw BIVA dus eventueel te laag is vastgesteld, pas je jouw percentages aan en open je extra spaarrekeningen voor nieuwe doelen. Eenvoudig boekhouden doe je met Profit First. Begin met het BIVA getal en houd iedere maand onze blogs bij om jouw boekhouding en financiën bij te houden. Heb je vragen over het berekenen van jouw BIVA of over het werken met Profit First? Kijk dan op CijferExpert BV, Juliska helpt je en begeleid je naar een financieel gezond en winstgevend bedrijf!
